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      今天公章谁用了、盖在哪、谁在管、放在哪

      2024-01-19 17:52:01发布,长期有效,79浏览
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    契约锁电子签章作为酷螺365软件管家超市里面的一款‌‌热销产品,始终受到企业的认可好评,今天就让我们聊一聊关于“今天公章谁用了、盖在哪里、谁在管理、放在哪里呢”
    您公司的印章此刻状态如何?

    您公司的印章此刻状态如何?
    “今天印章都盖了哪些文件?”“谁使用了印章?”“这份合同的盖章手续合规吗?”“分公司变更印章信息经过授权了吗?”“合同章现在放在哪?谁在管?”…
    这些问题是很多公司管理层 关心的印章问题,但也是 难回答的问题。
    出差在外、不在公司、不在分公司办公地、不问负责人就不知道印章怎么样了!
    印章关系到公司的业务往来和声誉,面对印章管理和使用状态监控,企业管理者总是操碎心。
    特别是证券、银行等金融机构以及上市公司,对于印章都有严格的管理和使用规定,如果出现不符合要求的操作,不仅可能面临法律纠纷,还会受到证监会的责令整改通知、面临巨额罚款。
    契约锁可以为您提供7*24小时的印章监控服务,异常变化智能标记、自动预警提醒。
    现在,即使印章不在身边,任何权限变更、权限移交、新制印章、使用印章操作都能随时收到通知,走到哪都能实时监控印章,第一时间发现异常变化。
    【契约锁如何帮您全天候监管印章的?】
    1、打造流程化印章管理体系,保证印章可控
    以前,空有印章管理制度,但是实体印章线下管理和使用中各种干预因素多,很难真正按规定执行。时常会出现未经审批就盖章、盖空白章、乱盖章、私自刻章等行为。

    契约锁帮助组织构建的印章管控和使用体系中,设有严格的权限和流程审批体系,让组织可以根据印章管理制度分配印章管理和使用权限,定制业务用印流程,确保无授权不能接触印章、不能使用印章,让所有印章操作符合制度要求,都在受控范围。

    2、自动生成详细记录,操作留痕、随时审计查看
    “保留用印记录”是 基本的印章管理要求之一,但是纸质记录单容易被篡改,还有可能出现审批人漏签字等现象,不够规范。

    现在,所有与印章有关的操作,契约锁都能帮您自动生成日志记录,印章变更情况、使用情况自动汇总,打开手机就能了解。不仅信息记录完整、不可篡改,也更加方便手机调阅,让印章监管更便捷。

    3、印章异常情况自动预警提醒,及时反应并处理
    很多和印章有关的风险事件,大多是由于没能及时发现异常并及时干预解决。信息获取不及时、没有提醒,异常情况很难及时被发现。

    为了满足管理者随时随地的监管需求,契约锁推出印章异常情况预警提醒服务,您可以根据印章管理要求设置预警条件及处理人,如果印章管理和使用中触发了预警,系统自动识别并标注紧急程度进行预警,同时通过短信、邮件、系统消息等方式通知处理人查看详细问题,及时进行处理。

    4、印章动态实时通知,第一时间知晓印章情况
    过去,管理层想要了解印章信息常常处于被动状态,必须要问、要自己去查才能了解印章 近的情况,总是存在时间差。

    现在,契约锁可以为您提供印章动态“实时通知”服务,可以根据您的需求在新制印章、变更印章信息、变更权限、使用印章、查看文件或者触发印章异常预警的时候,第一时间短信通知印章管理员或法人。

    只要印章被使用了、信息变更了或者出现异动预警了,管理层都能随时收到短信提醒,实时监控印章动态,不错过重要信息。

    【总结】
    落实印章管理制度、记录印章情况、反馈印章状态、发现印章管理和使用中的异常情况,多位一体全面保障中大型组织印章合规、安全,满足领导24小时的印章监控需求,出差、不在公司、不在分公司办公地也能实时掌握印章动态、用印无忧。

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